La gestion des variables de paie 📊

Tous les mois, c’est à l’employeur de récupérer toutes les informations nécessaires à l’établissement du bulletin de paie et la liste des éléments variables peut différer selon le secteur d’activité, les accords d’entreprise ou le statut du salarié. Pour cela, il doit mettre en place des processus pour comptabiliser le temps de travail, compter et décompter les jours de congés payés et les RTT, les arrêts maladie, attribuer les éventuels tickets restaurants, retrancher les acomptes déjà versés, etc. Afin de n’oublier aucun paramètre susceptible d’affecter la paie des salariés, le gestionnaire de paie doit tenir à jour un ou plusieurs tableaux de suivi.

La plupart des entreprises sont équipées de systèmes informatiques plus ou moins évolués permettant de gérer les évènements liés à chaque salarié. Un simple tableau à double entrée permettra de suivre les données des salariés. En attribuant une ligne par salarié et une variable par colonne, le gestionnaire de paie peut enregistrer le nombre de congés payés pris, le nombre de tickets restaurants donnés, le montant d’un acompte ou même la période d’un arrêt maladie. Évidemment, plus le système informatique est évolué, plus il est facile de saisir les variables. Finalement, le plus dur pour un service RH, c’est de récupérer les informations. 

La feuille de congés signée du salarié et du responsable vit sûrement ses derniers instants. Certains logiciels ou applications permettent de faciliter cette remontée en imposant un processus de validation. Par exemple, le salarié saisit sa demande de congés dans le logiciel. Son responsable a la possibilité de la valider en utilisant sa signature électronique. Ensuite, le nombre de jours de congés pris est directement transmis au logiciel de paie. L’informatisation des processus permet de faciliter le travail de récupération des variables tout en respectant les obligations légales. Avec la digitalisation des échanges, le salarié et l’employeur gagnent du temps et minimisent les erreurs.